Electronic Files untuk Contigency Plan

Salah satu pemberitaan seputar gempa Sumbar yg membuatku sedikit menganga adalah keluhan warga yg diminta menunjukkan surat-surat seperti KTP atau kartu keluarga untuk sekedar mengambil bantuan bahan makanan ke pemerintah setempat. OMG, masih juga birokrasi berjalan kaku untuk mengatur perut-perut yg lapar, padahal mungkin mereka ga sempat menyelamatkan surat-surat itu saat terjadi bencana. 

Tapi dari berita itu aku jadi tersadar, iya yah susah amat kita kalau sampai kehilangan surat-surat penting. Ingatanku jadi melayang ke kebakaran yg menimpa kantorku beberapa tahun lalu, hanya sebagian yg kena tapi semua jadi basah, hmm fire sprinkler bekerja dengan baik hehe, hampir seminggu kantor kami ditutup oleh police line. Berawal dari kejadian itu, Securicor membuat Contigency Plan yg runut dan detail mencakup scenario operasional A-B-C jika terjadi kejadian seperti Gempa-Banjir-Kebakaran maupun Strike dan Riot. Untuk divisi sales selain menyimpan files di gudang data yg bertempat di luar Jakarta,  aku juga menyimpan beberapa file surat menyurat standar, klien list, price list, beberapa scanning surat penting di yahoo mail, yg mudah diakses dari manapun. Sangat-sangat berguna ketika terjadi Strike yg hampir dua minggu melumpuhkan kantor pusat kami. Permintaan klien tetap bisa tersedia meskipun kami harus bekerja mobile.

Kembali berkaca ke gempa Sumbar, bencana tidak pernah kita harapkan tetapi apa saja bisa terjadi, bahkan karena keteledoran kita sendiri (salah buang misalnya), jadi yukks siapin Contigency Plan juga.

1. Bikin fotokopi semua surat-surat yg penting (ktp, sim, paspor, stnk, bpkb, insurance policy, ijazah, sertifikat, jamsostek, buku tabungan, kontrak kerja, referensi kerja, dll dsb yg kira-kira bakal nyusahin kalau itu hilang), titipkan di kerabat yg terpercaya yg tidak tinggal serumah atau manfaatkan jasa perusahaan penyimpanan profesional.

2. Scan juga deh surat-surat tersebut, simpan di hard disk, lebih bagus lagi kirimkan juga ke kerabat yg dipercaya, sekaligus kirimkan juga ke email pribadi yg anda miliki yg bisa diakses dari warnet manapun hehehe. Biar aman pakein password yaa.

3. Foto-foto juga sayang kalau hilang atau rusak kena banjir misalnya, manfaatkan jasa web gratisan seperti picasa, flickr, untuk menyimpan foto-foto anda. Kalau tidak mau dishare ke publik, pilih saja save for personal. Sahabatku Mira punya cerita sedih seputar dicurinya external hardisk yg berisikan foto-foto perjalanannya ke beberapa tempat, sayang khan kalau ga ada copynya. Biasakan simpen foto di bentuk lempengan CD juga ya, kayaknya lebih anti maling.

Semoga berguna :-).. jangan lupa berdoa dan terus mendekatkan diri kepada Allah SWT supaya senantiasa kita diberi keselamatan dunia akhirat, amiinn.. sesekali sempatkan baca Yaasiin dan terjemahannya yah, merinding deh..

luv,
Puspita